Come consentire a tutti la visibilità e la gestione degli spazi condivisi

Uno dei problemi maggiori per le grandi aziende è la gestione efficace delle sale riunioni e più in generale delle risorse condivise. Tra queste gli spazi adibiti a riunioni e incontri collettivi sono uno degli elementi più critici dove spesso si hanno ampi margini di miglioramento del servizio

- inventariare le Sale disponibili e descriverne la dotazione di attrezzature

- raccolta centralizzata delle richieste di sale e relativa assegnazione

- prenotazione diretta e gestione in tempo reale della prenotazione

Inventario spazi: In PlanningPME si inserisce facilmente l'elenco degli spazi e se ne descrivono le caratteristiche salienti tramite l'uso dei campi personalizzati.

In particolare i dati che ne determinano il grado di utilizzabilità: capienza, attrezzature disponibili, localizzazione, orari di possibile indisponibilità.

Richieste: Da ogni pc o smartphone, chiunque potrà accedere in qualunque momento all'agenda delle disponibilità e per gli utenti abilitati sarà possibile gestire le occupazioni direttamente o le richieste.

Il calendario di occupazione è disponibile a tutti e condiviso con le opportune limitazioni d'accesso adottabili a livello di utente.

Gestione diretta: Allo stesso modo potranno essere inserite le modifiche alle occupazioni, in termini di spostamento orario, annullamento riunione, spostamento di luogo.

L'indipendenza e autonomia di ogni organizzatore aumentano incredibilmente e lo sfruttamento degli spazi disponibili viene naturalmente ottimizzato.

Se l'organizzazione di un Evento o di una riunione richiede la disponibilità di attrezzature particolari presenti in solo alcune Sale, oppure la dimensione della sala deve essere adeguata ad accogliere molte persone sarai in grado di ricercare facilmente le sale con tali caratteristiche e potrai velocemente gestire il tuo evento con maggior tranquillità e con tutte le opzioni migliori tra quelle disponibili.

Eventi ripetuti nel tempo alla stessa ora per le stesse persone? corsi di formazione ? staff meeting? 

Gli eventi ricorsivi non sono un problema potrai impostarli per tutta la loro durata e definire gli spazi in cui svolgerli con molto anticipo e maggior comodità per tutti.

Una riunione all'ultimo minuto? Trova gli spazi liberi disponibili nell'arco della giornata con pochi click o dal tuo smartphone!

Con PlanningPME tutto questo è possibile ! puoi provarlo ora!

Vedi anche cosa ne pensano i nostri Clienti, questa è una testimonianza diretta.

Ci puoi contattare se ti interessano approfondimenti su come sia realizzabile un sistema analogo a quello sopra descritto.