Suggerimenti e spiegazioni relative alle principali Impostazioni di PlanningPME
Il software PlanningPME è nella categoria di quei software che puoi iniziare ad utilizzare subito senza particolare attenzione alle impostazioni di base perchè queste possono essere variate in un secondo momento, e progressivamente in base alle proprie esigenze.
In ogni caso, alcune di queste sono più importanti di altre per procedere fin da subito con il piede giusto e ottenere immediatamente un database che una volta condiviso non crei confusione e sia il più comprensibile possibile.
Parliamo di impostazioni di Lingua e Opzioni generali
Vi invitiamo anche alla breve lettura di un altro articolo pubblicato in questo sito dedicato all'importanza della terminologia in PlanningPME.
Vi invitiamo a procedere ad una prima semplicissima ma fondamentale configurazione: la personalizzazione del linguaggio del vostro planning.
Dal menù Strumenti > Lingua accedete a questa maschera:
I termini che potete modificare sono i principali utilizzati nel software e la modifica effettuata da Incarico a Evento, o da Progetto a Commessa, sarà più adatta ad un certo contesto piuttosto che ad un altro. Intervenite a piacimento introducendo la terminologia in uso nella vostra organizzazione. Sarà tutto più chiaro e intuitivo per chiunque acceda al calendario e renderà più semplice l'introduzione del software nell'uso quotidiano.
Per quanto riguarda le impostazioni relative i formati numerici e il simbolo di valuta sottolineiamo che sono relative alla fase di esportazione dei dati verso Excel, mentre non hanno efficacia come impostazioni d'uso del programma. Le impostazioni di formato numerico infatti vengono influenzate dalla Impostazioni locali del PC.
Dal menù Strumenti > Opzioni accedete a questa maschera per impostare la maggior parte dei settaggi di sistema:
Impostazione Orari di lavoro
Questa impostazione è importante per chi desidera conteggiare correttamente le ore lavorate negli interventi e assegnare carichi di lavoro controllabili alle risorse basandosi sul normale orario lavorativo della propria azienda.
Nel merito degli orari, sottolineiamo il fatto che non vanno confusi gli orari giornalieri di mattina e pomeriggio con le fasce orarie definibili nella parte inferiore della maschera. Queste ultime in particolare velocizzano l'inserimento di attività in calendario quando di norma occupino l'intera mattina o l'intero pomeriggio.
Rimandiamo all'articolo specifico sugli Orari di lavoro per un approfondimento di questo importante tema.
Impostazione Visualizza
Le impostazioni indicate nella maschera sopra sono quelle che vi consigliamo di utilizzare fin da subito, ad esclusione dei colori che sono di vostra libera scelta.
Tra questa le più importanti sono:
- attivazione del pulsante aggiorna: utile per ottenere un refresh dei dati immediato soprattutto quando si utilizza il sistema in rete;
- Visualizzazione delle attività in calendario in funzione del tipo di Incarico o della Categoria: questo deve ricordare che questa possibilità rende molto comodo la visualizzazione a colpo d'occhio di quanto è presente nella pianifica ma si basa a sua volta su una logica di impostazione dei colori ben pensata;
- Le impostazioni di colore sono a loro volta importanti una volta definita una regola generale per il loro utilizzo: in questa maschera vengono definiti i colori per i nuovi elementi: Risorsa, Incarico, ...
Impostazione Dati
In questa maschera la sezione che vi evidenziamo è quella relativa al Progetto. Detto che l'utilizzo dei Progetti non è obbligatorio, dipenderà da voi se abilitare il calendario al loro uso o meno. In caso vi servano seguite le impostazioni suggerite in modo da attivarne l'uro direttamente nella maschera Incarico. Riteniamo il Sotto-progetto un caso particolare quindi in questo caso è disattivata.
Un abbinamento importante nel caso dell'utilizzo dei progetti è relativo alla funzione di collegamento tra incarichi e relativo spostamento automatico a "catena" nel caso un intervento venga posticipato.
Per completare correttamente il settaggio standard suggerito nell'uso dei progetti vi invitiamo a passare immediatamente alla successiva maschera di Impostazioni Utente ed impostare i Filtri come indicato.
Questo consentirà di abilitare la relazione univoca tra Cliente e Progetto, consentendo di selezionare il Progetto e vedere compilato automaticamente il Cliente, oppure selezionare il Cliente e individuare solamente i Progetti ad esso relativi.
Impostazione Incarico
Anche in questo caso la maschera indica le impostazioni suggerite.
Nella sezione Controlli due impostazioni sono piuttosto utili:
- Vietare la creazione di incarichi prima della data odierna o di una certa data: evita errori quali l'involontario posizionamento di attività nel passato. Non inibisce il cambio di stato ma non consente una modifica di durata o di calendario.
- Non aggiungere nuove etichette: consente di utilizzare dicitura varie nella nomenclatura delle attività, ma non le inserisce nelle tipologie Attività che avete stabilito e che appariranno selezionabili nella tendina e visibili nella Vista Attività.
Impostazione Utente
Consigliamo semplicemente l'adozione di quanto indicato.
Una nota particolare merita la sezione Navigazione dove una diversa impostazione incide sulla visualizzazione a schermo dei giorni del calendario, e di conseguenza su stampe, esportazioni, analisi statistiche e indicatori.
Impostazione Avanzato
In questa maschera, in caso di utilizzo in rete locale o in hosting, del planning con diversi utilizzatori è necessario regolare il comportamento del database nei casi di accesso contemporaneo ai dati: il settaggio indicato va applicato in questi casi.
Ora siete gestori più consapevoli delle potenzialità offerte dal vostro database di planning! Buon lavoro!
NB: la presente procedura, con qualche lieve differenza, è valida anche per la versione Web Access di PlanningPME.
