La gestione delle attività di commessa e la relativa pianificazione e rendicontazione completamente integrate utilizzando PlanningPME Arxivar e PowerBi ad utenti illimitati è ora disponibile !
L'integrazione tra sistemi diversi è una necessità sempre più pressante per molte organizzazioni.
La realizzazione di un'Integrazione tra attività di Pianificazione e Controllo, utilizzando strumenti specializzati, è il nostro contributo a questa discussione.
Dati univoci + assenza di doppi inserimenti in diversi sistemi
Partecipazione guidata di ogni utente ad un processo di pianificazione condiviso
Maggior qualità dell’informazione disponibile a sistema + maggior qualità operativa
Disponibilità + Fruibilità dei dati, semplice e in tempo reale
Report automatizzati interni e verso il cliente
Approccio per processi ampliabile facilmente ad altri settori della propria organizzazione
Perché integrare PlanningPME ai tuoi sistemi tramite ARXivar?
Questa integrazione è focalizzata sulla possibilità di risolvere un problema piuttosto frequente : lo scambio dati tra i diversi sistemi gestionali in uso presso i nostri Clienti.
Nello specifico trattiamo come è possibile evitare la trascrizione degli stessi dati più volte nel momento in cui si deve avviare una pianificazione di una nuova commessa o di un nuovo cliente.
Da sempre lo sviluppo di PlanningPME è volto a seguire logiche di semplicità e flessibilità, per questo motivo abbiamo costruito questa proposta sulle medesime basi.
Offriamo una soluzione che va oltre la costruzione di un tradizionale interfaccia tra due o più sistemi.
Proponiamo un modello operativo basato su flussi di lavoro dove Arxivar funge da “connettore” tra i tuoi sistemi informatici sfruttando le sue caratteristiche peculiari di motore di Workflow e le proprie funzionalità di gestione documentale. L'affiancamento di Arxivar a PlanningPME offre moltissime potenzialità in termini di possibili applicazioni aziendali.
Arxivar infatti è un prodotto molto diffuso e consolidato nel mercato Italiano. Tramite questa piattaforma, grazie al suo motore workflow liberamente configurabile, moltissime aziende hanno risolto i tanti problemi legati alle operatività degli utenti:
semplificando le attività ripetitive e automatizzando i flussi di lavoro
migliorando il rapporto con i clienti
coinvolgendo maggiormente il singolo collaboratore nei processi
supportati da un sistema di "notifiche" che richiamano i singoli "attori" a svolgere una determinata attività nel momento più corretto.
La pianificazione è parte di un flusso di lavoro
In quest’ottica la creazione di un processo che vede la pianificazione sistematicamente integrata nella gestione aziendale rende il lavoro quotidiano più agile e lo scambio di informazioni più fluido ed omogeneo.
Questa integrazione semplifica ulteriormente la pianificazione del personale ottenendo un guadagno in reattività e produttività: come?
Creando un flusso di lavoro che minimizza gli inserimenti manuali dei dati nella creazione delle nuove commesse e guida le risorse nel rendicontare le attività svolte in maniera puntuale e semplice
Fornendo una “cabina di regia”, dove si può monitorare facilmente lo stato di avanzamento delle attività in corso
Fornendo un unico ambiente web dove condividere dati e documenti senza limite di utenti
Quali possono essere in dettaglio i vantaggi diretti?
Oltre al poter sfruttare le potenzialità di ARXivar nel costruire un archivio documentale digitale, godendo dei benefici del basarsi su di un potente motore di Workflow, l’integrazione con PlanningPME rende possibile una più completa gestione dei dati e dei compiti all'interno di un'organizzazione. Si condividono infatti le informazioni in tempo reale con tutti i collaboratori e i clienti grazie alla possibilità di invio di e-mail e di notifiche in modo automatizzato e completamente personalizzabile.
Si evita la digitazione degli stessi dati in più sistemi, con evidenti vantaggi di guadagno in tempi e precisione, si pianifica in maniera puntuale rispetto alla commessa e ai relativi requisiti, si raccolgono le informazioni omogenee sulle attività , si misurano gli scostamenti in tempo reale in termini di tempistiche e relativi costi e ricavi.
Possibilità di dialogo con i vostri sistemi informatici aziendali e archivi praticamente illimitata
Creazione di un unico archivio digitale condiviso facilmente interrogabile
Miglioramento del lavoro collaborativo e a distanza
Disponibilità di App Mobile per iOs e Android gratuita
Utenti illimitati senza costi aggiuntivi
La compilazione di fogli di lavoro, timbrature giornaliere, richiesta ferie, permessi, ecc… sono molto semplificati e i dati resi subito più facilmente fruibili e controllabili. Il processo autorizzativo di ferie e permessi è intuitivo e parte direttamente dal calendario di PlanningPME. Si possono inoltre monitorare facilmente le ferie residue, le attività formative fruite, i compiti ed appuntamenti di ogni collaboratore, le ore ordinarie e straordinarie destinate o meno ad una commessa, le assenze, la sede di svolgimento del proprio lavoro.
Maggior collaborazione e processi autorizzativi guidati
Interfaccia web responsive e layout dedicati e configurabili
Scalabilità del sistema sia in termini di numero di processi sia per la quantità delle informazioni raccolte e gestite
Step sintetici di Gestione Commessa e rendicontazione
Come funziona questa soluzione integrata?
Proponiamo un flusso di lavoro di base, personalizzabile facilmente in diversi contesti, che minimizza gli inserimenti manuali dei dati nella creazione delle nuove commesse e guida il personale nello svolgimento dei propri compiti dall'inserimento di una nuova commessa alla rendicontazione delle attività svolte quotidianamente.
L’integrazione è sia a livello di processo che a livello di dati. Dopo una breve analisi preliminare, individuati i Ruoli chiave del processo, forniamo le funzionalità specifiche per ogni ruolo e funzione svolta. Prevediamo i seguenti ruoli: Commerciale, Planner, Risorsa tecnica.
Il ruolo “commerciale” si occupa di inserire in una maschera specifica le nuove Commesse acquisite e da pianificare.
In questa fase proponiamo di arricchire i dati della Commessa con le informazioni utili alla sua pianificazione. Referenti interni e del Cliente, modalità di svolgimento suggerite e vincoli contrattuali, documentazione, sono informazioni che vengono raccolte in modo omogeneo e sistematico.
Il ruolo del "planner" monitora informazioni e i documenti inerenti le nuove Commesse.
Questo ruolo viene "ingaggiato" nel processo tramite la ricezione automatica di “task/compiti da svolgere” che lo riconducono facilmente al set completo di informazioni e documenti di ogni nuova commessa.
Il "planner" troverà nel contempo anche la nuova commessa in PlanningPME con tutti i dati descrittivi previsti. A questo punto dovrà semplicemente pianificare le attività specifiche assegnando normalmente le risorse sfruttando le normali funzionalità di PlaningPME.
Lo stato di avanzamento delle attività in corso sarà automaticamente disponibile a tutte le aree aziendali abilitate, e la pianificazione in PlanningPME potrà essere avviata e procedere in maniera autonoma come consueto.
Giornalmente ogni "risorsa" riceve notifica delle attività da programmate e quindi da rendicontare.
La compilazione del rapporto di lavoro contiene già precompilati la maggior parte delle informazioni necessarie e resteranno da compilare solo i dati mancanti relativi la consuntivazione oraria e descrittiva. La compilazione potrà avvenire da qualunque dispositivo smartphone, pc, tablet mediante browser o applicazione dedicata.
Il monitoraggio dell’avanzamento lavori è automaticamente guidato dal processo di consuntivazione che riporta puntualmente e progressivamente ciò che viene eseguito.
La connessione tra i software avviene tramite un connettore sviluppato ad hoc tramite il quale ARXivar accede e riporta tutti i dati in PlanningPME.
Le attività in PlanningPME, indipendentemente dalla loro durata temporale (giornaliere o pluri-giornaliere) vengono intercettate in base al loro “Stato”. Il cambio di stato rappresenta l'"evento" che agisce da motore degli specifici automatismi che sono definiti nei workflow (azioni automatiche, notifiche, richiesta di attività, email automatizzate, …).
Lo stato delle attività in PlanningPME è regolato nel processo stesso di pianifica e rendicontazione. In questo modo il "planner" non deve aggiornare in PlanningPME le singole attività una volta svolte ma è il sistema stesso che automatizza gli aggiornamenti in relazione all'esito del rapportino compilato in Arxivar dalla "risorsa".
Quali saranno i vantaggi indiretti?
1° VANTAGGIO
Ottimizzazione & Organizzazione & Efficienza
“Quando un’azienda «funziona male» te ne accorgi subito, quando funziona bene non te ne accorgi..”
Con una analisi dei processi e la loro formalizzazione andiamo ad incidere immediatamente sul “COME” il Cliente ci percepisce organizzati.
Oltre ad una ottimizzazione interna, costruisco le basi per una differenziazione qualitativa nel rapporto con il Cliente.
PlanningPME mi fornisce una base dove la pianificazione avviene in maniera affidabile ma strumenti quali l’invio di email al cliente per conferma, invio di un rapporto di lavoro in modo automatico, tracciamento delle singole attività svolte e la loro semplice misurazione durante lo svolgimento delle attività di commessa sono certamente un supporto ulteriore.
2° VANTAGGIO
Agilità e uniformità del metodo di lavoro
"Qual è il metodo di lavoro da adottare?"
Ognuno ha un proprio metodo di lavoro, l’Azienda ha “molti” metodi di lavoro, e questo spesso non va bene.
Un Metodo di lavoro agile, flessibile ma studiato e applicato nelle varie fasi dei processi aziendali, significa anche una maggior trasmissione della conoscenza (affiancamento, capacità di plasmare il sistema in virtù del metodo organizzativo) tra i collaboratori che si avvicendano nel tempo. Questa soluzione ti consente di crescere nel tempo, disegnare i tuoi processi, far collaborare tutte le tue risorse verso un'unica direzione in un percorso operativo comune e condiviso.
3° VANTAGGIO
Trasformo la mia giornata lavorativa
"Ho gli strumenti, ora ho tempo per fare strategia"
Passare il proprio tempo a cercare di raccogliere i dati delle attività chiedendoli ai propri collaboratori e colleghi è frustrante, molto spesso sia per chi chiede sia per chi deve rispondere. Prevalentemente ciò è dovuto a scarsa integrazione tra sistemi in uso.
Il vostro tempo passerà da raccolta difficoltosa di dati a operazioni di analisi e di raffronto.
La giornata lavorativa si trasforma: i processi organizzati, sfruttando i workflow di sistema che avrai configurato, trasporteranno le informazioni e renderanno i dati facilmente analizzabili in quanto già omogenei e relazionati fra loro.
4° VANTAGGIO
Costa poco!
Termini di investimento
L’investimento in termini di costo di licenze e di infrastruttura è più basso di quanto tu possa credere.
Il tuo tempo verrà valorizzato al massimo dai nostri consulenti per accompagnarti lungo il tuo percorso.
Il nostro supporto di condurrà progressivamente ad affrontare tutte le tue esigenze, comprese quelle che ad oggi non hai ancora previsto come risolvibili da un sistema di questo tipo.
Contattaci per avere ulteriori informazioni e una presentazione del sistema.
